Küsimus kõlab igas kinnisvara organisatsioonis iga päev: kes teab, kus see dokument on?
Vastus on tavaliselt nimi. Ja see on probleem. Sest nimi võib homme puhkusel olla, ülehoome lahkuda ja siis ei tea enam keegi.
See ei ole tehnoloogia probleem, vaid organisatsiooni intelligentsuse probleem.
STSENAARIUM
Info on inimestes, mitte süsteemis
Stsenaarium on tuttav. Üürnik küsib küsimuse hoone tehnosüsteemi kohta. Haldur ei tea vastust peast.
Algab jaht: Kes seda projekti juhtis? Kas Marko teab? Marko on puhkusel. Aga Kairi oli ka selle hoonega seotud? Kairi lahkus eelmine aasta. Võib-olla on midagi Drive’is? Millises kaustas?
Info ei puudu. See on kusagil olemas. Kellegi arvutis, kellegi e-mailides, kellegi peas. Aga selle leidmine sõltub sellest, kas õige inimene on kättesaadav ja kas ta mäletab, kuhu ta selle pani.
See on personaalne sõltuvus. Ja see on varjatud risk, mida harva bilansis kajastatakse.
TULEMUS
Struktuuri, mitte tahtmise probleem
Oluline on mõista, et inimesed ei varja infot pahatahtlikult. Enamik töötajaid tahab aidata, tahab infot jagada, tahab et asjad toimiksid. Probleem ei ole inimestes.
Probleem on selles, et pole kohta, kuhu info struktureeritult läheks. Iga osakond loob oma süsteemi. Iga projektijuht paneb failid sinna, kuhu talle loogiline tundub. Iga uus töötaja alustab oma loogikaga.
Tulemus: kümme paralleelset süsteemi, mis ei räägi omavahel.
Need on silod. Ja silod ei teki sellepärast, et keegi neid tahaks. Nad tekivad sellepärast, et ühist struktuuri pole.
HIND
Mis see maksma läheb
01
Aeg
Samade asjade korduvküsimine, samade dokumentide korduvotsing, samade vastuste korduvselgitamine. Kogenud töötajad teavad, et märkimisväärne osa nende päevast kulub mitte sisulisele tööle, vaid info otsimisele ja vahendamisele.
02
Risk
Kui võtmeisik lahkub, lahkub temaga teadmine. Mitte failid – need jäävad alles. Aga kontekst, mis teeb failidest info, see kaob. Miks see otsus tehti? Mis oli alternatiiv? Kus on erandid dokumenteeritud? Keegi ei tea enam.
03
Kvaliteet
Otsused tehakse puuduliku info põhjal, sest kogu info kogumine võtaks liiga kaua. Parem teha otsus 70% infoga täna kui 100% infoga järgmine kuu.
04
Frustratsioon
Inimesed tunnevad, et asjad ei toimi. Nad teavad, et info on kusagil olemas. Nad lihtsalt ei pääse sellele ligi. See on kurnavalt ebatõhus tunne.
LAHENDUS
Rollipõhine vaade samale infole
Lahendus ei ole rohkem koosolekuid info jagamiseks. Lahendus ei ole ka üks hiigelsuur dokumentide kaust, kuhu kõik kõik panevad. Mõlemad on proovitud, kumbki ei toimi.
Lahendus on struktureeritud andmemudel, mis võimaldab igal rollil näha sama hoone kohta seda, mida tema vajab. Üks hoone, mitu vaadet.
Ehitame hooneandmete platvormi Franklinit selleks, et selline tulevik oleks juba käes. Haldur avab hoone ja näeb hooldusajalugu, kehtivaid lepinguid, avatud töökäske. Projektijuht avab sama hoone ja näeb ehitusdokumentatsiooni, teostusjooniseid, muudatuste ajalugu. Omanik avab sama hoone ja näeb portfelli ülevaadet, kuluanalüüsi, võrdlust teiste hoonetega.
Sama andmebaas, sama info, erinevad vaatenurgad. Keegi ei pea teadma kõike. Aga kõik peavad pääsema ligi sellele, mida nad vajavad.
STRUKTUUR
Organisatsiooni intelligentsus
Tark organisatsioon ei tähenda lihtsalt tarku inimesi, kuigi needki on olulised. Tark organisatsioon tähendab süsteemi, mis teab rohkem kui ükski üksikisik.
Kui info on struktureeritud ja ligipääsetav, siis uus töötaja saab produktiivseks kiiremini. Lahkuva töötaja teadmine ei kao. Otsused põhinevad faktidel, mitte mälestustel. Ja keegi ei pea olema asendamatu sellepärast, et ainult tema teab, kus asjad on.
See on organisatsiooni intelligentsus: võime teada ja õppida sõltumatult sellest, kes parasjagu kontoris on.
See on nii efektiivsuse kui vastupidavuse küsimus. Organisatsioon, mille teadmine on hajutatud üksikute inimeste vahel, on habras. Organisatsioon, mille teadmine on struktureeritud süsteemis, on tugev.
Küsimus juhile:
Kui sinu parim inimene homme lahkub, kui palju teadmist lahkub temaga?
Kui vastus on palju, siis see pole inimese probleem.
See on struktuuri probleem. Ja struktuuri probleeme saab lahendada.
Tahad näha, kuidas Franklin sinu organisatsiooni teadmise struktureerib?
Kui soovid mugavamalt järge hoida ja olla Franklini uudistega kursis, liitu uudiskirjaga ja saad korra kuus kokkuvõtte meie artiklitest otse meilile.
