Iga puukuurist suurem ehitusprojekt mõjutab paljusid ettevõtteid, investoreid ja üksikisikuid. Projekti õigeaegne valmimine vastavalt ette antud kvaliteedinõuetele ja eelarvele mõjutab kõiki osapooli. Paraku on see siiani tavaline, et projektid ei valmi tähtaegselt ega jää eelarve piiresse.
Lahendus peitub eelarvestamises ja eelarve juhtimises juba projekti eelfaasis – kaasates pädeva eelarvestaja, kes tagab pideva jälgimise ja korrigeerimise kuni projekti lõpuleviimiseni.
Ehitusprojekti sihteelarve ja sihteelarvestamine
Iga ehitusprojekti lähtepunktiks on:
- Tellija eesmärgid, soovid ja vajadused
- Projekti eesmärkide saavutamiseks piisav eelarve:
Iga ehitusprojekti siht on projekt ellu viia vastavalt
sihteelarvele ehk eesmärkmaksumusele või isegi alla selle.
→ Peamised kitsendused meetmete valimiseks igas projektis on raha ja aeg
Sihteelarvestamist (Target Costing) kasutades ei käsitleta maksumust kui ebamajandusliku projekteerimise, eelarve ja ümbertegemise tsükli lõpptulemust.
Vaid lähtutakse sihtväärtuse kavandamise meetodist,
mis muudab kliendi piirangud (maksumus, aeg, asukoht) projekteerimise juhtkriteeriumiteks.
Sihtväärtuse kavandamine (value engineering) on dünaamiline inseneriülesanne kuluefektiivsemate lahendite leidmiseks.
Ehitusprojekti väärtuse kavandamise tuum-mõte on maksimeerida iga kulutatud euro väärtust. Prioriteet ei ole kulude vähendamine, vaid väärtuse suurendamine kõigile projektiga seotud huvigruppidele.
Selle võimaldamiseks aga tuleb leida, kus on raiskamist. See hõlmab projekti komponentide, funktsioonide ja materjalide põhjalikku uurimist, et teha kindlaks võimalused kulude kokkuhoiuks, ilma et see kahjustaks rajatise kvaliteeti või jõudlust.
Traditsioonilise projektijuhtimise PROBLEEM
Ehitusprojektide peamine probleem on kulude ületamine ehk võimetus tagada projekti kulude mõttekust ja täpsust.
Traditsiooniliste projektijuhtimise meetoditega on info puudumine tavaline.
Reaalajas on vähe teavet. See raskendab eelarve piires püsimist.
Traditsioonilise projektijuhtimise väljakutseks on kas sõna otseses mõttes planeerimisvead või probleemsete kohtade tuvastamine liiga hilja. Kui disainilahenduste kohta info on olemas, on tavaliselt juba hilja tõeliselt olulisi asju muuta. Mida varem ümberplaneerimise vajalikkus ilmneb, seda väiksemad on kulud.
Halvem kui eelarve ületamine on aga see, kui projekti lõpptulemus ei vasta sihtotstarbelise kasutuse vajadustele.
Ehitusprojekt on erinevate eriekspertide ühistöö, mis paraku mitte alati ei tähenda tihedat koostööd. Ehitaja, kasutajad, projekteerijad ja töövõtjad teevad projekti käigus lugematul hulgal väikeseid ja suuri otsuseid, mis sageli tehakse teie otsuste tagajärgedest teadmata.
Kui otsuste tagajärgi teistele osadele ei arvestata, ei saa projekt tõeliselt eesmärkideni viia ja edu on lõpuks juhuse küsimus. Halvimal juhul võib juhtuda, et rahast ei piisa ja kannatab lõpptulemuse kvaliteet.
Paljudes ehitusprojektides suureneb eelarve seda enam, mida lähemale jõutakse projekteerimise lõppfaasi ja sageli ületab see esialgset eelarvet.
Põhjuseks on maksumusprognooside uuendamine liiga ebaregulaarselt ja harva,
ajakohase turuinfo puudumine tarnijatelt ja ehitajatelt (maksumus, tarneaeg, kättesaadavus), koos vastandlike suhete ja ärihuvidega tellijate ja teenuseosutajate vahel.
LAHENDUS – Pidev eelarvestamine
Pidev eelarvestamine hõlmab projekti tegelike kulude jälgimist ja nende võrdlemist ettevalmistusfaasis seatud eesmärkidega.
Isegi kui kahel ehitusprojektil on ülisarnased nõuded, saab projekte kaunis erinevalt ellu viia. Seetõttu ei tohiks kulude jälgimist ka ehituse faasides tähelepanuta jätta, isegi kui projekti kulud on projekteerimise erinevates etappides väga täpselt välja arvutatud.
Mida keerulisem projekt, seda detailsemad ja järjepidevamad (igas faasis aina täpsemad) need arvutused peavad olema,
et teha põhjendatud otsuseid ning hinnata ehitusprojekti majanduslikku tasuvust.
Reaalajas andmete eelised
Tänases majanduskeskkonnas on reaalajas andmete kättesaadavus ja kasutamine muutunud ülioluliseks äri erinevate funktsioonide jaoks. Üha enam otsuseid tehakse mitte minevikusündmusi analüüsides, vaid reaalajas andmete pealt.
Ehituses on tasapisi juurdumas sama trend: pideva eelarvestamisega paranebkulude jälgimine ja on võimalik minimeerida negatiivset mõju projekti kasumlikkusele.
Kuid selle eeldus on pädev eelarvestaja ja vastavaks kohendatud protsessid.
Lisaks sihteelarvest kinni pidamisele saab projektijuhtimismeeskond reaalajas infot kasutada võimalike probleemsete kohtade kiireks lokaliseerimiseks: jälile saada tarbetute kulude algpõhjustele ehk tuvastada tegurid, mis põhjustavad projekti viivitusi ja suurimaid kulusid.
Oluline on jälgida nii riske kui võimalusi
Ülesandepõhine kulude jälgimine annab projektist täpsema pildi ja seda saab kasutada projekti riskide ja võimaluste tuvastamiseks.
- Projekti riskid viitavad ülesannetele, mille kulusid või valmimise ajakava eeldatavasti ületatakse.
- Võimalused aga annavad teavet, milliseid projektiülesandeid saab täita väiksemate kuludega kui algses eelarves või plaanitust kiiremini.
Pädev ja pidev eelarvestamine on osa sihtväärtuse kavandamisest
Igas ehitusprojektis on disain, funktsionaalsus ja kulud kompleksses koosmõjus.
Sihtväärtuse kavandamine ei tähenda nurkade lõikamist või hädavajalike asjade ohverdamist. Pigem on tegu nutikate ja tõhusate viiside leidmisega samade eesmärkide saavutamiseks kuluefektiivsemalt.
Sihtväärtuse kavandamise meeskonna oluline lüli on pädev eelarvestaja.
Tutvu lähemalt meie eelarve juhtimise teenustega.
